Avis de Recrutement d’une Assistante Administrative et Comptable

Présentation sommaire du CECI

Le Centre d’Étude et de Coopération Internationale (CECI) est une organisation internationale de développement qui mobilise les actrices et acteurs clés de changement dans le monde, et qui avance des solutions durables pour réduire la pauvreté, renforcer l’égalité et l’inclusion, à travers des programmes/projets de développement et humanitaires, en Afrique, en Asie, dans les Amériques et au Canada, ce, depuis plus de 60 ans.

Son cadre stratégique 2020-2025 définit trois (3) priorités programmatiques: (i) Pouvoir économique et droits des femmes; (ii) Femmes, résilience et action climatique; (iii) Adaptation des communautés en contextes fragiles et crises prolongées, avec une emphase sur l’action humanitaire, la gouvernance, la cohésion sociale.

Fondée en 1958 et incorporée en 1968 selon les lois canadiennes, son siège social est à Montréal (Province de Québec, Canada). La corporation a ouvert une Représentation en Guinée depuis 1984 et couvre les quatre (04) Régions naturelles du pays.

En Afrique, le CECI dispose de représentations en Guinée, au Burkina Faso, au Mali, au Niger, au Sénégal, au Burundi, au Rwanda, au Bénin, au Ghana, au Togo et en Côte d’Ivoire.

En Guinée, le CECI a obtenu de subventions de différents bailleurs de fonds (ACDI/AMC, Gouvernement de Guinée, Banque Mondiale, Rio-Tinto, CBG, ALCAN-ALCOA, AFD, PNUD/FENU/UNOPS), a co-financé et a mis en œuvre des centaines de projets de développement dans le pays.

Tous ces programmes/projets ont été réalisés en partenariat avec les organisations de la société civile locale et les ministères sectoriels notamment avec ceux de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation (MATD), des Mines et de la géologie (MMG), de l’environnement et du développement durable (MEDD), des communautés à la base, des faîtières et ONG locales de développement.

Dans le cadre de sa programmation en Guinée, le CECI souhaite recruter une Assistante administrative de préférence bilingue (français-anglais).

Rattaché directement à la Représentation pays et sous la supervision du Responsable Administratif et comptable du CECI-Guinée, l’Assistance Administrative et Comptable aura pour mission d’assurer les attributions suivantes :

Au niveau administratif

• Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique au bureau du CECI-Guinée structure : prise de messages, mise en relation, recherche d’information;
• Assurer la réception, la distribution, et le classement des courriers et courriel dans le respect des règles de confidentialité ;
• Assurer la finalisation et l’envoi des correspondances ;
• Assurer le suivi de la suite réservée à toutes les correspondances et dossiers avec les partenaires du CECI ;
• Assurer la gestion des archives du CECI-Guinée.
• Gérer les listes fournisseurs courants et les achats de fournitures et de consommables;
• Appuyer la Direction du CECI Guinée dans la mise en place des outils de reporting et de suivi administratif;
• Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des instances : bureaux, conseils d’administration, assemblée générale : invitation, ordres du jour, convocations, recherche de salle, accueil, émargement…;
• Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des événements, des formations et des réunions : planning, invitation, suivi des inscriptions, réservation de salle, achats, assurances …;
• Assister aux réunions d’équipe en tenir le PV;
• Participer aux évènements du CECI.

Au niveau de la gestion/logistique

• Mettre à jour périodiquement la fiche de suivi des immobilisations (codification, affectation, …) ;
• Établir les besoins en fournitures et consommables ;
• Tenir et mettre à jour les fiches de stock des fournitures et consommables de bureau ;
• Suivre la tenue des carnets de bord des véhicules : carburant, entretien, réparation, …
• Suivre la planification des congés du personnel ;
• Organiser les réunions et rendez-vous du Représentant pays ;
• Assurer la préparation des réunions avec les entités externes (logistique, préparation des dossiers, secrétariat éventuellement) ;
• Organiser l’accueil et missions en provenance ou en partance pour la Guinée ;
• Superviser les travaux de reprographie et suivre la maintenance du parc informatique ;
• Assurer la mise en place et la mise à jour d’un système d’archivage ;
• Établir une base de données des fournisseurs et mettre à jour en permanence ce fichier avec appréciation sur la qualité des services rendus par chaque fournisseur.

Gestion de la petite caisse

• Assurer la tenue de la petite caisse ;
• Assurer la mise à jour journalière du journal de caisse ;
• Préparer et éditer le Bordereau de Règlement et l’Ordre de Virement pour le paiement ;
• Centraliser tous les documents comptables et pièces justificatives ;
• Classer les dossiers de paiement suivant un ordre chronologique ;
• Classer les pièces comptables selon le mode de référence interne des pièces par journaux auxiliaires ;
• Effectuer la saisie dans les différents journaux auxiliaires ;
• Et toutes autres tâches relevant de sa fonction qui pourraient lui être confiées par le Responsable Administratif et comptable.

Qualifications et profil requis

Administrative et Comptable devra posséder les aptitudes et qualifications ci-après :

• Un diplôme universitaire d’études supérieures (minimum Bacc+3) ou professionnel dans l’un des domaines suivants : finance/comptabilité, gestion ou administration ;
• Expériences professionnelles de cinq (05) ans au minimum avec au moins trois (03) ans dans un poste similaire ;
• Maîtrise de Logiciel comptable, de la bureautique (Word, Excel, Power Point) et de la messagerie électronique ;
• Méthodique, organisée et ayant une personnalité affirmée (respect de la confidentialité) ;
• Maîtrise du français.
• La connaissance de l’anglais serait un atout ;
• Expérience de travail avec les institutions, ONG internationales et bailleurs de fonds bi et multilatéraux et/ou secteur privé.

Comment postuler :

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV, lettre de motivation et copies des diplômes certifiées et attestations de travail à l’adresse électronique suivante : « hericod@ceci.ca»  ou déposer la copie physique de votre dossier de candidature à nos bureaux sis au quartier Nongo, commune de Ratoma à 30 m de Djoma Média. Prière de ne pas communiquer avec nous par téléphone. Nous prendrons contact uniquement avec les candidates sélectionnées pour une entrevue.

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